务必加强档案保密安全管理

随着网络信息技术的快速发展，档案工作面临的内外部环境日趋复杂，面临的各种风险日益增多，档案安全工作任务十分艰巨。那么，应如何加强档案保密安全管理？笔者认为，应从6点做起，织密织牢档案安全防护网。

要坚持政治导向，严格落实保密工作领导责任制。应将关于保密工作的方针、政策及党的保密纪律要求和保密法律法规列入理论中心组学习内容，组织落实年度保密宣传教育工作，每年组织开展保密教育不少于1次，并按要求参加上级部门组织的保密培训。根据中央、省、市、区关于保密工作的部署安排，制定年度保密工作要点，设立保密工作领导小组，每年召开保密工作会议，至少听取一次保密工作汇报，主要领导干部、分管保密工作领导干部、内设机构领导干部逐级签订保密责任告知书。在个人述职、参加民主生活会时，将领导干部履行保密工作责任制情况列为述职和报告内容，并将履行保密职责情况纳入领导班子和领导干部综合考核评价内容。

要树立安全理念，严格落实涉密文件、档案保密管理。针对涉密文件信息资料的接收、拟制、印制，必须在保密室进行，使用符合保密要求的设备，指定专人在专用设备上进行。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递涉密文件信息资料。拟制涉密文件信息资料时，要同时拟定密级和保密期限，标明份号、密级、保密期限和发送范围，严格控制知悉范围并采取保密措施。在组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密文件信息资料时，要在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。网站发布信息要严格按照等级要求、审批流程，将汇编、摘抄的涉密文件信息资料视同原件进行管理。涉密电子文件（含过程稿）要存储在涉密计算机中，并定期开展网站保密安全检查。在借阅、复制、下载、汇编、摘抄秘密级涉密文件信息资料时，要符合有关规定并经指定定密责任人批准，严格履行报批登记手续。针对绝密级文件信息资料，一律不得复制、汇编、摘抄，确有工作需要的，要征得制发单位或者其上级单位同意。要积极落实保密检查全覆盖的工作要求，凡因工作需要使用涉密计算机、借阅涉密文件资料的，必须向保密员办理审批、登记手续，按照要求填写涉密设备使用登记表、涉密文件借阅登记表。

要增强风险意识，严格落实保密要害部门、部位管理。根据档案安全管理需要，保密设备设施和场所的设置要符合安全保密的标准和要求，配置专门存放涉密文件信息资料的设施、设备。保密室要设置门禁、人员管控等出入口控制措施，按照要求配备密码文件柜、金属保险柜、空调机。要采用符合要求的甲级防盗安全门，提高保密工作硬件保障水平。配备火灾报警和消防灭火设施，不设置明火设施和存放易燃易爆物品，不在保密室设置消防以外的给水系统，网络综合布线要符合保密要求。要做好办公自动化设备保密管理工作，办公自动化设备使用、保存、维修、销毁应当落实各项保密制度，明确保密责任，办公自动化设备在各个环节的交接中要严格履行签收手续，所有登记手续要认真保存备查。需请外单位人员维修办公自动化设备的，应有相关责任科室现场监督，全程陪同；确需送外维修的，应当拆除硬盘等具有信息存储功能的部件后，送办公室审查批准的定点单位进行维修。

要确保业务安全，严格做好下属单位已进馆档案的保密管理工作。档案库房是保管下属各单位已进馆档案的地方，是档案保密工作的重点，档案库房应指定专人负责管理，制定并执行贯彻好库房管理各项制度，相关业务人员经审批后方可入内。除必须做到的“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、报警器）外，档案库房门窗应专门加固。库房涉密档案应相对集中保管，规范排架，有规可循，并严格按照制度要求，做好档案利用服务工作，确保不失密、不泄密。调阅利用涉密档案应严格按规定办理手续，并经科室负责人、分管领导、主要领导逐级审批同意。在利用过程中，要采取必要的防范措施防止利用者偷、撕、涂改或私下复制、拍摄档案资料等行为，避免发生档案损坏事件。涉密档案利用完毕后，工作人员应及时清点、检查，发现问题及时报告处理，并由双人放回库房，避免放错位置。档案库房管理人员对档案的安全负有直接责任，必须增强保密意识，对非工作需要的超范围借阅、超时限使用、超规定复制、超纪律携带等随意借阅使用行为要坚决拒绝，不因工作疏忽而使档案遗失或被窃，确保档案实体和档案信息的绝对安全。在开展档案接收进馆工作之前，要求移交单位做好拟进馆涉密档案的清理和解密审核工作。根据各定密单位发布的国家秘密解密、变更通知，对馆藏涉密档案进行解密、变更等工作，并定期组织下属各单位做好已进馆涉密档案的清理、解密或变更等工作。

要推进档案共享，做好数字档案馆（室）建设过程中的保密工作。严格信息系统和设备保密管理，本馆网络建设要经过测评和审批，身份鉴别、访问控制、安全审计、边界安全防护等措施要符合落实要求，严禁违规连接互联网及其他非涉密网络，推进开展安全可靠应用全面替代工作。围绕新时期档案信息化建设工作要求，要稳步推进以信息化为核心的档案管理现代化，抓好档案信息化建设的顶层设计和长远规划，针对档案信息化建设的重点难点问题，加大攻关力度，遵循保密原则，严格按照时间节点推进档案信息化建设项目。

要保持严谨态度，严格做好档案、方志编研的保密工作。在开展档案编研时，要提前确认编研所涉及的材料是否涉及国家秘密、单位内部秘密，对材料中含有的涉密内容、敏感内容必须进行技术处理、删除。在开展党史相关题材的学习、宣传活动时，凡是涉及革命题材等信息的，要提前向区委宣传部报备、审核，尤其要注意新闻稿件的措辞、细节，在宣传中不能使用敏感词汇。

原载于《中国档案报》2022年5月30日 总第3837期 第三版